“O que não é medido não pode ser gerenciado”. A frase é de autoria de Peter Drucker e tem muito a ver com os resultados necessários para gerar a lucratividade da agência.

Afinal de contas, como podemos saber a origem e o crescimento — ou o declínio — decorrente de cada atividade se não há um cuidado em monitorar, compilar e analisar esses dados?

Independentemente de ser um negócio de pequeno, médio ou grande porte, a gestão financeira é crucial para identificar lucros, prejuízos e até mesmo gargalos no fluxo. E para entender isso, Thuanne Bello — que trabalha no Sucesso do Cliente na Operand (uma plataforma para gestão de projetos e equipes) — conta algumas dicas de grande relevância para promover melhorias na gestão da lucratividade da agência!

O que é lucratividade?

Medir a lucratividade permite à sua gestão uma percepção clara e objetiva sobre os ganhos obtidos com a sua atividade. Ou seja: se as vendas geradas pagam os custos e despesas e se também geram lucros.

Não à toa, a gestão da lucratividade é um indicador importante para avaliar se todo o esforço, tempo e outros recursos empreendidos geram retorno suficiente para a sustentabilidade da empresa (em médio ou longo prazo).

Como calcular a lucratividade da agência?

A fórmula básica para calcular sua lucratividade é a seguinte:

Lucratividade = (lucro líquido/receita total) x 100

Deve-se, portanto, dividir o seu lucro líquido pela receita total e então multiplicar por 100 para obter o percentual. Simples assim.

Quais são os problemas em não monitorar a lucratividade da agência?

Primeiramente, como já dissemos, negligenciar essa tarefa faz com que você perca o controle do retorno financeiro que cada venda gera para a manutenção e o crescimento do seu negócio.

Mas dá para ir além.

Quem faz esse controle, mas de maneira incompleta, não enxerga com precisão e clareza o lucro. Afinal, a sua planilha pode estar apontando um valor irreal caso uma série de outros custos e despesas não estejam discriminados nela.

Por exemplo: muitas agências não consideram o custo de um Uber para visitar os clientes ou mesmo do almoço ou cafezinho consumidos ao longo dessa visita externa.

Embora seja um gasto aparentemente baixo, esses valores se acumulam e criam um gargalo cujo tamanho pode variar e, com certeza, vai impactar na lucratividade da agência no final do mês.

Sem uma boa gestão da lucratividade, essas despesas causam um buraco no orçamento e a falta de um monitoramento impede que eles sejam identificados. Perceba que o problema não está em tomar um café ou caprichar no mimo para os clientes, no final do ano, mas em não tê-los devidamente apontados no controle financeiro da agência.

Como resultado, o prejuízo pode se acumular e ninguém consegue observar — às vezes, nem perceber — as causas. Então, comece a controlar toda e qualquer despesa para entender qual é o lucro líquido da empresa. E, por tudo, reforçamos que é absolutamente todo custo gerado (direta ou indiretamente).

Com base nos resultados calculados, fica mais fácil e precisa a obtenção de uma projeção de crescimento com margens mais reais.

Quais são os fatores que impactam na lucratividade de uma empresa?

Na conversa com Thuanne Bello, a profissional reforçou os fatores que, costumeiramente, impactam na lucratividade da agência. Veja, a seguir, quais são!

1. Organização da equipe e das entregas

Planeje a organização da agência e monte um fluxo de trabalho do qual a sua equipe seja capaz de suportar e apresente essa capacidade com clareza e transparência com as empresas que você vai trabalhar.

2. Mensuração das horas trabalhadas

Aqui, estamos falando tanto de uma maneira geral quanto individual — por colaborador. Muitas vezes, o tempo gasto em determinada atividade poderia ser dividido de outra maneira, evitando esse consumo desnecessário de recursos da agência.

O que, por consequência, também vai gerar uma experiência mais positiva para os clientes. Isso porque, com base na pesquisa Censo Agências 2019, 70% de donos de empresas dizem esperar que as agências tragam possibilidades já dentro do perfil do segmento de seus respectivos negócios. 

Quando isso não acontece, e não existe a expertise do nicho de atuação do empreendedor, o trabalho não vai render, consumindo muito mais tempo e dinheiro para obter os resultados projetados.

3. Gerenciamento de refações

Até como um complemento do tópico anterior, vale observar se a sua agência está, praticamente, pagando para trabalhar. Afinal, a mesma pesquisa citada acima destacou que 56% do volume de trabalho nas agências têm a ver com refação. Isso pode acontecer por:

• Falha de comunicação com o cliente (e/ou interna);
• Briefing equivocado ou não estabelecido.

Em boa parte dos casos, as empresas não cobram pelo retrabalho. O que pode gerar prejuízos de toda espécie. Imagine o quanto a lucratividade da agência poderia ser maior com um bom planejamento, delegação de atividades e uma boa comunicação com os clientes para evitar que essa estatística se instale na rotina do seu negócio?

4. Precificação de peças/serviços

A precificação tem também a ver com a lucratividade. Se não existe um bom cálculo nesse sentido — somado ao retrabalho desenfreado —, sua empresa está gerando prejuízos de maneira múltipla.

5. Equilibrar custos e receitas

Aqui, Thuanne reflete exclusivamente sobre a importância de uma gestão financeira profissional. É importante para onde está indo e de onde está vindo a sua receita. O controle financeiro deve ser feito pode completo.

6. Separar a conta pessoal da jurídica

Erro primário — mas recorrente — de empresas de todos os segmentos e de portes, inclusive: profissionalize o seu negócio e separe as contas pessoais da sua conta jurídica. Isso só acarreta em mais desorganização e eventuais problemas para fechar as contas no final do mês.

7. Relacionamento com o cliente

Uma relação transparente e positiva, com os clientes e consumidores em potencial, pode aumentar a lucratividade da agência. Para isso, contudo, é fundamental ter pleno controle da sua organização para transmitir essa mensagem clara, honesta e objetiva para os seus clientes.

Como aumentar a gestão da lucratividade da agência e a produtividade?

Para finalizar a conversa com a especialista de Sucesso do Cliente na Operand, algumas dicas foram listadas pra buscar (e alcançar) o aumento da produtividade e dos lucros:

• Fazer um gerenciamento único;
• Estruturar o fluxo de caixa;
• Descentralizar as demandas, mas manter uma visão macro do negócio;
• Mensurar as horas trabalhadas por cada colaborador;
• Ficar de olho nas refações, mensurá-las e acompanhá-las;
• Realizar o acompanhamento e pós-finalização/entrega, junto ao cliente;
• Executar uma análise do custo interno de criação e margem de lucro por projeto;
• Saber o volume de trabalho, calcular previsão x entrega e avaliar performance do colaborador.