Previsão de faturamento: como estimar a receita da sua agência 28 de outubro de 2019 Confira como realizar a previsão de faturamento da sua agência e como usar isso na gestão e definição das estratégias de médio e longo prazo A previsão de faturamento de uma agência é uma estimativa de receita dos serviços prestados em um certo período do ano, e é essencial para fazer um planejamento eficiente. Ela faz parte do processo de gestão financeira do negócio, e é importante não só para ajudar na tomada de decisão mais inteligente acerca dos custos e investimentos, como também para auxiliar na precificação e construção de portfólio de serviços, garantir caixa para realizar o pagamento das contas e otimizar despesas. Mas antes de aprender a calcular a sua previsão de receitas, você precisa conhecer alguns conceitos básicos que apresentaremos a seguir. Somente entendendo a relação entre eles você conseguirá implementar essas práticas na sua agência e realizar todas as ações citadas no parágrafo anterior. Acompanhe! Como fazer a previsão de faturamento de sua agência DRE, fluxo de caixa, planejamento financeiro e provisionamentos de recebimentos sempre são problemas na gestão das agências. A seguir, trazemos alguns detalhes para lhe auxiliar no dia a dia e realizar uma previsão de faturamento mais próximo de sua realidade. DRE: Demonstração do Resultado do Exercício A DRE é o documento mais importante da gestão financeira de qualquer empresa, e com as agências não é diferente. Nela ficam contidas informações como a margem de lucro do serviço prestado, essenciais para gerir o caixa de forma mais precisa e fazer um bom planejamento financeiro. Como posso calculá-la? O cálculo da DRE deve ser feito mensalmente, para que ao final do ano você tenha uma visão holística de como a sua agência funciona ao longo do ano. A grande dica para calcular a DRE é ter poucas classificações e ser organizado. Quando você pegar o extrato do banco para mapear os gastos e recebimentos, o ideal é incluí-los em quatro categorias: Receita: é todo o valor que entrou na conta e veio dos clientes. Em outras palavras, é o valor do serviço. Lembre-se que: Receita Líquida = Receita Bruta menos o desconto de impostos. Custo de serviço prestado: é o quanto a agência gasta para conseguir prover o serviço. Aqui estão inclusas despesas como salários de funcionários e ferramentas, por exemplo. Com esse custo, você conseguirá calcular qual a Margem Bruta da agência, que será essencial para simular o quanto você pode gastar em novos investimentos. Lucro operacional: é o lucro exclusivo que a prestação do serviço produz. O lucro operacional é o resultado da Margem Bruta menos as despesas com vendas, marketing e administração. Isso te permitirá ver o quanto a agência está gerando de dinheiro e de caixa. Para o cálculo do lucro operacional, vale lembrar que as despesas de marketing e vendas incluem gastos relacionados à aquisição de novos clientes (como ferramentas de automação de marketing, vendedores dedicados, mídia paga etc), enquanto as despesas com administração envolvem custos gerais de backoffice (contador, materiais de escritório, advogado etc) e instalação (energia, internet, limpeza e aluguel). Lucro Líquido: é o resultado da receita total menos o custo total (juros e despesas não operacionais). Ou seja, é o ganho financeiro da agência após a exclusão de todas as despesas. Com esse valor em mãos, você tem o poder de analisar se um problema de baixo lucro líquido está relacionado ao lucro operacional ou se está realmente no lucro líquido. Dependendo da situação, você pode tentar solucionar o problema indo atrás de possibilidades para redução da margem de juros, por exemplo. Leia mais: Aprenda a calcular o índice de lucratividade da sua agência Controle de fluxo de caixa Ter o controle sobre o fluxo de caixa é vital para saber o dinheiro que entra e sai da agência. Mas para ter esse controle, é fundamental que todas as entradas e saídas sejam registradas, independente do seu valor. E para isso você precisa ter a DRE em dia. Em outras palavras: a Demonstração do Resultado do Exercício anda de mão dada com o controle de fluxo de caixa. Com o histórico de dados dessas duas atividades, você é capaz de monitorar a quantidade de capital disponível e a previsão de entrada para os próximos meses. Isso te dá base para saber com precisão quando e onde você pode investir ou não, e também para lidar com clientes (por exemplo, quando você pode oferecer desconto sem prejudicar o seu caixa). Para manter esse controle em dia, temos algumas dicas: Separe um dia do mês (de preferência na primeira semana) para se dedicar ao fechamento de caixa, assim você terá controle sobre as ações mensais; Não deixe os números e as notas acumularem! Reserve umas 2 horas por semana para fazer o fechamento semanal e incluir eventuais gastos; Conte com a ajuda de contadores ou auxiliares administrativos; Use ferramentas de gestão para otimizar seu tempo; Registre TUDO! Se você gastou R$ 100,00 ou R$ 0,10, não importa. Todo e qualquer gasto deve ser registrado. Planejamento Financeiro Com as suas despesas e receitas em dia, podemos falar em planejamento financeiro. Isso é, como a sua agência pode direcionar os recursos para realizar ações como precificação de serviços, contratações, investimento em ferramentas etc. E a chave para um planejamento de sucesso é ter uma boa previsão de receita. Previsão de faturamento: realizando projeções Usando os relatórios contábeis e todas as informações geradas pelas atividades tratadas anteriormente, será possível fazer projeções e avaliar cenários pessimistas, realistas e otimistas para a sua agência. Para fazer a previsão de faturamento, siga a seguinte lógica: Previsão de Receita É o valor que você espera receber, estimado de acordo com as possibilidades de ganho dos seus clientes no mês. Para que se atinja o valor desejado, você precisa conhecer bem o seu ciclo de venda. Assim você poderá estabelecer qual o melhor momento do mês para iniciar prospecções a fim de fechar a venda a tempo de alcançar o valor estipulado. Leia mais: Previsão de demanda: como planejar a gestão de serviços Previsão de Custos de Serviço Com a estimativa do quanto você irá receber nos próximos meses, é possível prever o valor que você terá que arcar com os custos de serviço. Previsão de Despesas com Vendas Com essa estimativa você conseguirá saber quantas contratação serão necessárias não só na área comercial como para outros cargos também. Previsão de Despesas Administrativas Aqui você conseguirá estipular um valor para gastos como aluguel, custos fixos e outros investimentos para a agência. A partir dessas projeções, desenhe cenários. Por exemplo: se a meta de vendas não for atingida, da onde eu posso tirar dinheiro para manter o caixa da agência positivo? Utilize a estimativa de cenários para tomar decisões assertivas e estar preparado para agir em eventuais imprevistos. E lembre-se: a previsão de faturamento é uma ferramenta que deve ser usada constantemente. Com ela você consegue realizar o planejamento financeiro da agência a curto, médio e longo prazo, fazendo o seu negócio crescer de maneira estruturada e sustentável. São muitos processos para controlar, não? E para te ajudar a organizar tantas informações, preparamos um blog post para você aprender a fazer uma boa gestão de processos. Confira agora mesmo! Saiba mais sobre o nosso software Quer alavancar o seu negócio, automatizar o seu marketing, integrar o time de vendas e conquistar cada vez mais clientes fidelizados? Podemos te ajudar! Conheça, gratuitamente, nossas soluções de automação de marketing e vendas. Acesse!